Elektronische Rechnungen (E-Rechnung)

• Gehen Sie auf die Homepage des ZRE.

• Sie haben bereits ein "Mein Unternehmenskonto"? Springen Sie zum nächsten Bild.
• Sie haben noch kein „Mein Unternehmenskonto“ von ELSTER? Klicken Sie auf „Jetzt registrieren“. Erstellen Sie sich ein ELSTER "Mein Unternehmenskonto".
• Bitte beachten Sie dabei, dass die Beantragung eines benötigten Zertifikats einige Tage in Anspruch nehmen kann, falls Sie noch keines haben.
  

• Melden Sie sich mit Ihrem "Mein Unternehmenskonto" beim Zentralen E-Rechnungseingang (ZRE) RLP an.

• Beim ersten Anmelden muss die E-Mailadresse, von der Sie aus die e-Rechnungen in Zukunft an die Verwaltung schicken und auf die Sie auch die Nachweise von geschickten e-Rechnungen erhalten möchten, angegeben und bestätigt werden.
  
• Nachweise sind sog. "Laufzettel", die dokumentieren, wann welche Rechnung gesendet wurde. Diese werden nach erfolgreichem Senden einer e-Rechnung als PDF an diese Mailadresse verschickt.

• Im Anschluss stehen Ihnen die Optionen "Rechnung einreichen" und "Rechnung erfassen" zur Verfügung.
  • Rechnung einreichen: Sie haben als Unternehmen ein eigenes Rechnungsprogramm, das in der Lage ist, e-Rechnungsdateien im Format XRechnung etc. zu erzeugen? Dann können Sie Ihre xml-Dateien hier hochladen und an uns verschicken.
    
  • Rechnung erfassen: Das Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, auch ohne eine eigene Software alle Details Ihrer Rechnung direkt in ein Formular einzugeben. Daraus erzeugt das Portal die Datei und verschickt sie direkt an den Empfänger, hier also die Verbandsgemeinde.
    
    
• Für beide Optionen benötigen Sie die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers. Die Leitweg-ID der Verbandsgemeinde Bruchmühlbach-Miesau lautet: 073355001000-001-93

• Nachdem Sie sich auf der Homepage des ZRE mit dem "Mein Unternehmenskonto" angemeldet haben (wie das geht, siehe Anleitung oben " Wie schicke ich eine e-Rechnung an die Verbandsgemeinde?") klicken Sie auf die Option "Rechnung erfassen".

• Jetzt öffnet sich der Rechnungserstellungs-Vorgang.
• Lesen Sie sich die Informationen durch und klicken Sie auf "Weiter".

• Geben Sie alle Informationen zum Rechnungssteller, also Ihrem Unternehmen ein. Alle Felder mit * sind Pflichtfelder.
• Danach klicken Sie auf "Weiter".

• Jetzt brauchen Sie die Angaben für den Empfänger der Rechnung. Hier z.B. die Verbandsgemeinde Bruchmühlbach-Miesau.
  Die Leitweg-ID der Verbandsgemeinde lautet: 073355001000-001-93
• Klicken Sie anschließend auf "Weiter".
  

• Jetzt folgen die Details der Rechnung. Also Datum, Fristen, Zahlungsbedingungen etc. Hier können auch ergänzende Dokumente wie Pläne oder ähnliches hochgeladen werden.
  
• Klicken Sie anschließend auf "Weiter".
  

• Erfassen Sie nun alle Posten der Rechnung. Das Programm errechnet aus den Netto-Preisen automatisch das Brutto und stellt die Summe zusammen.
• Mehrere Posten können mit Klick auf den Button "Rechnungsposten hinzufügen" erstellt werden.
• Wenn alles eingetragen wurde, klicken Sie auf "Weiter".

• Zum Schluss bekommen Sie eine Übersicht angezeigt.
• Wenn alles stimmt, können Sie die e-Rechnung nun abschicken.
  
• Die e-Rechnung kann nun auch für Ihre Dokumentation heruntergeladen werden. Die e-Rechnung hat das Format .xml
• Sie erhalten weiterhin eine E-Mail auf die angegebene Adresse, die beim ersten Anmelden angegeben wurde. Den sog. "Laufzettel" (siehe auch Anleitung "Wie schicke ich eine e-Rechnung an die Verbandsgemeinde")

Sie haben zwei Möglichkeiten. 

• Gibt es bei Ihrem Programm ein Eingabefeld mit "Leitweg-ID"? Wenn ja, geben Sie dort die Leitweg-ID der Verbandsgemeinde 073355001000-001-93 ein. Diese wird dann in der XML-Datei mit eingebaut. Dadurch ist es möglich, dass Sie die erzeugte Datei als Anhang in eine E-Mail packen und an ZRE-RLP@poststelle.rlp.de schicken.
  Bitte beachten Sie dabei:
  • Alle zusammengehörenden Rechnungs- und rechnungsbegleitenden Dokumente müssen als Anlage zur E-Mail versendet werden. Angaben im Emailtext finden keine Beachtung.
  • Alle zusammengehörenden Rechnungs- und rechnungsbegleitenden Dokumente müssen in 1 Datei enthalten sein.
  • Format: XRechnung oder ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung
    
  • Wenn Sie dies zum ersten Mal machen, rufen Sie uns kurz an, um zu testen, ob die e-Rechnung bei uns angekommen ist. So können wir sicher gehen, dass die Verarbeitung des Programms den Anforderungen des ZRE-Portals entspricht.
    
    

• Oder Sie können die xml-Datei im ZRE-Portal unter "Rechnung einreichen" hochladen und direkt verschicken.
  

• Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Rechnungsdatenformat ermöglicht ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer etc.
• XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben.

• Zwischen XRechnung und ZUGFeRD gibt es einen Unterschied: Während ZUGFeRD als hybrides Format sowohl PDF als auch XML verwendet, basiert XRechnung ausschließlich auf XML. ZUGFeRD bietet daher den Vorteil, dass es für Menschen lesbar bleibt, während XRechnung rein maschinenlesbar ist.

Quelle: https://www.e-rechnung-bund.de/faq/xrechnung/

Für die korrekte Übermittlung einer elektronischen Rechnung über den ZRE ist die Angabe der Leitweg-ID zwingend erforderlich. Die spezifische Leitweg-ID stellt sicher, dass die Rechnung korrekt zugeordnet und verarbeitet werden kann. Ähnlich wie die Nummer auf einem Ausweis.

Sollten Sie von der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ausgenommen sein, bleibt die Möglichkeit bestehen, Rechnungen als PDF-Dateien zu übermitteln. Diese können per E-Mail entweder direkt an die Sachbearbeiter oder an info@vgbm.de geschickt werden.